Rekordstor Greenlake-aftale

En trusted advisor

For at forstå denne sag, skal vi rejse tilbage til 2017, hvor en GreenLake-kontrakt med kunden blev indgået. I Danoffice IT har vi i mange år været en betroet HPE-partner og været førende leverandør af deres løsninger til velgørenhedsorganisationer i globalt regi. Dermed er vi også ambassadører, og vi ser en stolthed i at levere den rette løsning på bedste vis – alene fordi, HPE’s løsninger i sig selv også er fra allerøverste hylde.

”Det, som gør sig gældende ved denne store sag, er, at den er et re-win på en eksisterende kontrakt, som kan dateres tilbage til 2017. Én af de allerførste globale GreenLake-kontrakter, solgt af HPE Danmark. Måske endda dén første”, fortæller Thomas Bjørn Hestbæk, Key Account Manager, og fortsætter: ”Da vi nærmer os kontraktens udløb i 2022, tager vi til Spanien for at præsentere perspektiverne for vores kunde, og de ser hurtigt en mulighed i, at vi i Danoffice IT kunne håndtere sagen direkte sammen med HPE. Det gør de med udsigt til at indgå en kontrakt om både at fortsætte og udvide deres GreenLake-løsning. En kontrakt, som så skulle blive realiseret i august 2023”.

Humlen i sagen er kort fortalt: Kan vi forlænge igen – eller skal vi i udbud?

Vi er i samarbejde med HPE dybt specialiserede i at fastholde og genforhandle kontrakter, og denne ekspertise kom os til stor gavn i denne sag, da projektet på alle måder fik vokseværk. Hvad, der også kom os til stor gavn, var ikke mindst også vores mangeårige og nære relationen til kunden.

Thomas forklarer: ”Vi er ude i en kendt terminologi, man kalder sole sourcing, som udgøres af tre kriterier: Kendt leverandør, kendt teknologi og videreførsel af en eksisterende kontrakt”, lyder det. ”Det relevante for os som trusted advisor var jo at sikre, at kunden stod bedst muligt de næste fem år, og dermed var rådgivning meget centralt. Der gik utroligt mange timer med denne sag – det var spændende, og fordi, vi er så tæt med kunden, så var det vigtigt, at vi kunne adskille det tekniske og det finansielle. Det lykkedes”.

Forankring i toppen

Ikke to datacenterprojekter er ens, men når vi er oppe i en størrelse som i denne sag, så er sammenligningsgrundlagene få, og dermed er der to væsentlig parameter tilbage: Erfaring og knowhow.

”Da vi kunne se, at alle sole-source-kriterier var opfyldt, så gik vi hurtigt over i den tekniske løsning. Vi stillede et stjernehold af teknikere og pre-salere fra HPE, Danoffice IT og fra kunden selv. Grunden til, at vi startere dér, er, at den tekniske platform definerer økonomien, som jo skal godkendes. Så der blev aftalt en proces med en deadline, som var august 2023", fortæller Thomas. ”Der var en hård deadline – et kontraktudløb på en eksisterende kontrakt. Potentielt kunne vi miste kontrakten og kunden sit udstyr, så vi gik proaktivt ind for at hjælpe kunden over på den anden side”. 

I sager som disse er der kun få øjeblikke til at hvile sig. ”Den næste hurdle var, at kontrakten skulle godkendes i toppen af koncernen. Vi har ikke nervøse for, om vi vandt – men om vi kunne nå det, konstaterer Thomas, og supplerer kort: ”Det var meget kompleks”. Dermed var Thomas tilbage i New York.

”Processen i New York blev lang, for beløbet var stort – og fordi den nye GreenLake-løsning var detaljeret. Denne kundes interne processer udgøres af en række afhængige beslutningslag, som betinger hinanden og den løbende accept. Så der var lige en uge, hvor jeg ikke sov”, siger Thomas. 

En grønnere løsning 

HPE GreenLake var og er stadig en progressiv teknologiplatform, hvor man radikalt er inde og pille ved velkendte konventioner som forbrug og betaling. I Danoffice IT investerer vi indgående i miljømæssige, sociale og økonomisk bæredygtige initiativer, og hér er HPE GreenLake et enestående match.

Kunderne deler så at sige om en cloud-baseret kapacitet og afregner kun efter forbrug. Dermed er mange aspekter i arbejdet for grønnere it indfriet her – et faktum, som også var en faktor for denne kunde, som er global aktør på netop disse parametre. 

Vores miljøansvar  

Fælles om udviklingen

Performance og bæredygtighed går hånd og hånd i en HPE GreenLake-platform, og dét var også to nøgleord i denne sag. ”De to datacentre i Sydeuropa have længe været under pres, og kunden så et stigende behov for performance i systemet. Man så derfor på, hvor mange SAP’s, der var behov for i forhold til både kapacitet og performance. Og det var også her, at budgetteringen blev en kæmpe udfordring ud fra en velkendt metrik: Kunden var vokset i forbrug, målt på RAM og storage. Dermed er deres muligheder for at tilføje mere hardware meget lille, da det jo ville presse deres eksisterende budget. Derfor valgte de en GreenLake, da det i en HPE Greenlake-kontrakt står direkte anført, at man har mulighed for og lov til at vokse. Desuden er betalingerne løbende i stedet for de klassiske store, årlige afregninger”, forklarer Steffen Hansen. 

Centralt i en GreenLake-løsning ligger, at man som kunde frigør store mængder ressourcer, da al drift og vedligehold følger med kontrakten. En afgørende faktor ved de to datacentre. ”Kunden har en del folk, som administrerer mange tunge opgaver, og ved at fjerne vedligehold og drift, kunne de frigøre mange ressourcer. Nu er det i stedet HPE, som står for drift, overvågning og support, og vi hos Danoffice IT står for specialiserede opgaver på løsningen, som for eksempel backup, validering og proaktiv dialog for at kunne understøtte fremtidige projekter”. 

Hvor vil I have jeres data?

Færdigbagt løsning

To store datacentre i Sydeuropa. Ét stort hold. Masser af teknologi. ”I en sag som denne vil man ofte være tvunget til at skulle ud og lease og alverden, men her kan vi i stedet sætte det hele ind i én pakke og én kontrakt”, lyder det fra Steffen Hansen. ”Hér er der teknologi, som kan snakke sammen, og vi skal ikke igennem en kompleks migrering. Servere er jo sådan set bare servere – og så alligevel.

Superdomes fra HPE er langt fremme i forhold til andre brands, så der er altså noget at hente – og ALT er serviceret hele vejen ned. Og oven på det hele er der GeenLake-delen. Der er ikke nogen på markedet, som har en så komplet løsning som HPE har med GreenLake”. 

To spor, ti måneder

Sideløbende med Steffen og hans teams’ indsats med HPE på det tekniske ben, fortsatte Thomas Bjørn Hestbæk ufortrødent på den forhandlingstekniske side. ”Det blev hurtigt klart for os i processen, at vi måtte drive processen for fuld damp på to spor. Vi skulle have det tekniske lag til at nå i mål, men vi måtte heller ikke miste momentum på forhandlingen og alt det kontraktlige, så vi kørte begge sideløbende”, siger Thomas.

”Vi startede workshops op, og de blev mere og mere detaljeorienterede. Så detaljerede, at vi kunne sætte priser på, hvilket vi også blev bedt om at gøre, så vi kunne orientere hovedkvarteret i New York løbende, og endelig kunne vi køre vores tekniker ind i spidsen for processen på den tekniske løsning med Steffen Hansen. Løsningen blev både forlænget, fornyet og udvidet, og hele turen tog ti måneder”. 

Steffen Hansen supplerer: ”Hele projektledelsen er gået godt. Vi har mødt stor velvillighed fra kunden, som gjorde, at vi nåede i mål med et kæmpe projekt på kort tid. Men HPE var også en meget aktiv del af processen. Samarbejdet med HPE har været helt igennem fantastisk, hvor vi udnyttede hinandens stærke sider optimalt. Så snart, vi meldte ind på en opgave med en forespørgsel, så eksekverede deres team på den med det samme. Derfor kunne vi konstatere, at tingene ville blive bygget til tiden, så vi kunne sætte strøm til de færdige racks”, lyder det, mens han fortsætter ind på den mere ”hårde” del af et it-projekt. ”Der er en massiv opgave i at teste og dokumentere, men samarbejdet med HPE’s eksperter, fabrikker og logistik var stærkt. Vi var derfor klar med udviklingen af den komplette løsning usædvanligt hurtigt. 

Folk knoklede i døgndrift og i ferier, så stor cadeau for det”, tilføjer Steffen Hansen og slutter: ” At bygge en løsning, baseret på GreenLake, som spænder over to datacentre med et højt niveau af sikkerhed og kompleksitet, er unikt. Derfor er vi også glade for at have været med helt inde i kernen. For at sikre, at processen kører efter planen, sørger vi for, at vores egen service Delivery Management-afdeling er dybt involveret. Selv, når servicen kører, så har vi kunden i hånden her fra Danoffice IT – vi følger alle dele af projektet proaktivt”.