Analyse giver besparelse

Danoffice IT Analytics til Hovedstadens Beredskab

31. januar 2023

Cloud & Data Platform
Professional Services
Case story

Hovedstadens Beredskab har fokus på at effektivisere og spare ressourcer. Med årlige licensomkostninger på 1,2 mio. kr til personlige Microsoft 365 licenser ønskede de at undersøge, om nogle kunne nøjes med en billigere version. Tidligere var det stillingen, der afgjorde, hvilken type Microsoft 365-licens brugerne hos Hovedstadens Beredskab blev tildelt. I dag er det hver enkelte brugers reelle forbrug af applikationer.

Siden casen blev skrevet er Conecto blevet opkøbt og integreret i Danoffice IT. Det ændrer dog ikke historiens aktualitet eller tilgang til opgaven/projektet.

Med Conecto Analytics, der i dag hedder Danoffice IT Analytics dokumenteres forbruget sort på hvidt og giver hurtigt it-afdelingen et fuldt overblik, så licenser kan tilpasses medarbejdernes reelle behov. Efter første analyse er flytningen af 100 brugere fra en E3 desktoplicens til en F3 webbaseret licens påbegyndt, med årlige besparelser på 200.000 kr, svarende til omkring 15%.

Omkring 80% af it-brugerne er operative medarbejdere som udfører diverse beredskabsopgaver i forbindelse med brand og redning, og de resterende ikke-operative medarbejdere udfører forskellige administrative og faglige funktioner. For de operative medarbejdere spiller kontorsoftware ikke en central rolle i arbejdsdagen, og it-afdelingen kunne derfor antage, at en webbaseret licenspakke vil være tilstrækkelig.

Men virkeligheden er knap så firkantet i Hovedstadens Beredskab. For nogle af de operative medarbejderne gennemfører også undervisning, brandsyn og andre administrative opgaver og har derfor behov for desktopversionen, der kan tilgås offline. Derfor gik it-afdelingen i gang med at undersøge hver enkelt brugers forbrug af de enkelte applikationer.

Hurtigt overblik

Der var behov for et klart overblik over medarbejdernes reelle applikationsforbrug, herunder primært Word, Excel, Outlook og PowerPoint.

”Licensstyring er ikke en nem øvelse, og det var vigtigt for os ikke at forringe vores brugeres arbejdsvilkår. Samtidig er vi nødt til at have fokus rettet på vores omkostninger og kun betale for det, vores brugere reelt har behov for. Derfor måtte vi finde en nem og hurtig måde, at få indblik i hver enkelte brugers konkrete licensbehov,” siger Christian Falberg Goth, Chef for IT, Digitalisering & Shared Service i Hovedstadens Beredskab.

Nyt analyseværktøj

Et nyt analyseværktøj fra Danoffice IT Analytics kan, med Microsoft PowerBI, give et overblik over, om medarbejderen har benyttet de specifikke applikationer i løbet af de seneste 30 dage. Det giver anledning til at tilpasse den enkelte brugers licenspakke og fjerne de licenser, som ikke bliver benyttet. ”Vi valgte at se bort fra medarbejdernes titler og vores egne mavefornemmelser og undersøgte forbruget på individniveau. Det er den mest demokratiske måde at gå til værks på. De operative medarbejdere, der også har andre hverv og opgaver i beredskabet, skal have adgang til den desktopbaserede E3-pakke – og blandt de administrative medarbejdere kan der være nogle, som primært anvender andre softwareapplikationer og derfor kan nøjes med den webbaserede F3-licenspakke. For de fleste af vores brugere vil den primære forskel i licenser være, om de kan tilgå applikationer installeret på deres pc eller udelukkende onlineversionerne,” siger Christian Falberg Goth.

”Jeg kender ikke til lignende analyseværktøjer på markedet, og jeg må sige, at det her fungerer rigtigt godt. Vi kunne selv komme med ønsker til, hvordan kriterierne skulle sættes i forhold til, hvilken licenspakke man bør have. Selve analysen og præsentation kan altid ses. Det, der tager tid i denne proces, er egentlig at finde ud af, hvad kriterierne skal være og at give medarbejdere et introduktionskursus i den webbaserede licenspakke,” siger han.

Efter første analyse stod det klart, at Hovedstadens Beredskab kunne spare 15% årligt i licensomkostninger, svarende til 200.000 kroner. Undervisningen af 100 medarbejdere blev planlagt, og flytningen fra E3 til F3 er nu i gang.

Mere onlinebaseret

”Al forandring kræver en ordentlig introduktion. Applikationerne er de samme i de to licenspakker, men de ser lidt anderledes ud og skal i nogle tilfælde benyttes forskelligt. Så det er vigtigt at tage brugerne i hånden og gøre overgangen nem for dem. Når vi om fx seks måneder laver analysen igen, vil vi igen regulere i forhold til analysen. På sigt forventer jeg, at en meget stor andel af vores brugere skal oplæres i webversionen, fordi Microsoft nudger brugerne i den retning,” siger han.

”Vi har i forvejen et tæt og utroligt godt samarbejde med Conecto (nu Danoffice IT). De både rådgiver os – råt for usødet – og bidrager med stærke tekniske kompetencer, når vi har brug for det. Derfor var vi helt trygge ved at implementere løsningen. Den giver os effektive besparelser og er meget enkel at bruge. Vi kan derfor fokusere vores ressourcer på at hjælpe medarbejderne godt i gang med webversionen,” siger han.

Konkret udbytte

Hurtigt og præcist overblik over, hvilke medarbejdere, der anvender hvilke applikationer i Microsoft 365
Flytning af 100 medarbejdere fra E3 til webbaserede F3 licenser
En konkret årlig licensbesparelse på 200.000 kroner, svarende til 15 pct. af de årlige licensomkostninger på Microsoft 365

Fordelene ved Danoffice IT Analytics

Analyseværktøjet giver et indblik i, hvilke devices de enkelte medarbejdere bruger, hvilke applikationer de anvender, og hvor mange licenser bliver brugt i dagligdagen. Med denne viden kan virksomhederne dermed:

Opnå besparelser ved at optimere antal og type licenser til medarbejdernes faktiske behov
Identificere og løse sikkerhedsudfordringer ift. inaktive devices eller opdateringer
Minimere tid brugt på at opdage udfordringerne – og få dem løst hurtigt
Fastsætte egne politikker og retningslinjer
Dokumentere sikkerhed f.eks. til intern revison og ifm. tegning af it-forsikringer