Styr på enhederne

HP til BDO

1. december 2019

Digital Workplace
HP
Case story

Siden 1989 har den globale rådgivnings- og revisionsvirksomhed BDO holdt styr på regnskabstallene for utroligt mange af os - og for virksomheder omkring os.

BDO i Danmark består af mere end 30 afdelinger, og de sender hver dag rigtig mange konsulenter i marken. Alle med en arbejdsstation under armen. Og netop kravene til it-udstyr er – ikke overraskende når der er tale om et førende revisionshus – ultrahøje. Så når over 1200 mand på én gang skal have nye ultrabooks, så er der ingen kompromiser. Hverken i valg af producent, modeller eller specifikationer.

For Senior Manager i BDO's IT Operations, Jonas Højris Kjær, er processen med nye pc’er til hans mere end 1200 danske kolleger noget af en opgave. Men der er i dén grad styr på processerne, på kravene og på, hvem han handler med. ”Hos BDO skal vi og vores udstyr følge med tiden, så når vi skifter pc’er, så er det til alle medarbejdere på én gang. Hvert tredje år gennemfører vi det, vi kalder et Big Bang, hvor vi skifter alle modeller ud”, fortæller Jonas og fortsætter, ”Der er sket meget på pc-fronten siden sidste gang, så det var et spændende udbud, vi satte i søen denne gang. Tre hold bød ind, og valget faldt på HP, som viste sig at kunne lige lidt ekstra både på produkt og på leverance.”

Tryghed i relationen

Et skift fra producent til producent og fra leverandør til leverandør er ikke bare sådan lige. ”Plejer” dør lidt hver gang, og kravspecifikationer og leveringstider er ikke altid nok. For BDO var det også blødere parametre, som gjorde udslaget i deres valg.

”Valget af HP og deres ultrabooks i Elite-serien endte med at handle rigtig meget om tryghed i relationen. HP's maskiner var stærke på funktionalitet - især på sikkerhed - og deres leverandør gav en god pris, men det var også tilliden til leverandøren, som jo er HP’s forlængede arm, der spiller ind. En god ting var, at vi modtog seks forskellige modeller som testmaskiner. Dem delte vi ud på tre lokationer, så vores folk kunne melde tilbage og give feedback i et spørgeskema for hver model. Det var en god proces”, fortæller Jonas Højris. ”På den måde fik vi en god fornemmelse for samarbejdet med HP”.

Når samarbejdet skal stå sin prøve

User adoption er ikke kun forbeholdt software og nye systemer. Tilpasning og tilvænning af nye enheder er ingen undtagelse. Og Jonas og hans it-tropper tager deres Big Bangs seriøst; processen er planlagt ned i detaljen. ”Vi gør som sagt i Big Bangs. Vi tager hele kompagniet. Vi river tre måneder ud af kalenderen, og så tager vi rundt til alle 32 afdelinger og sikrer, at alt virker. Det stiller høje krav til HP og til deres leverandør, da der er mange datoer og mange specielt mærkede modeller, som skal lande rettidigt. Ikke for tidligt, ikke for sent”, siger Jonas Højris Kjær og uddyber:

”Vi gør faktisk rigtig meget selv. Blandt andet står vi selv for udrulning ude på vores kontorsteder. Men vores leverandør stager alle maskinerne, så der er en del, der skal passe sammen. Deres Staging Warehouse er placeret i Danmark, en klar fordel for os og for HP, og vi må sige, at processen har været en succes. Hvis man så også ser på, at vi oven i købet skiftede fra traditionel IP-telefoni til Skype-telefoni oveni denne proces, så er det gået over al forventning”.

Stærk enhed. Stærke enheder.

I den store udskiftning af pc’er i BDO lod Jonas de ansatte vælge mellem forskellige modeller. ”Ud fra vores test opstillede vi tre overordnede modeller (se herunder). Generelt er vores enheder ret stærke, da en del af vores arbejde sker direkte på vores pc’er, så de er i udgangspunktet ret godt bestykket”, lyder det.

En rejse- og businessmodel, en 2-i-1-model med touch-skærm - HP EliteBook 1040 G6

En rigtig revisormodel med numerisk tastatur og 15” skærm - HP EliteBook 850 G6

En udvidet model for konsulenter, som skal kunne processere store mængder data - HP EliteBook 850 G6

Sikkerhed uden filter

Som en førende revisions- og rådgivningskoncern har BDO selvsagt et meget højt fokus på sikkerhed. ”I de indledende faser kunne HP fortælle os om fordelene ved de nye ultrabooks. At have fokus på privacy, når vi har så mange folk i marken og på offentlige steder, er slet ikke nyt. Men hvis man kan slippe for at rode med fysiske plastiskfiltre, som fedter, bliver ridsede osv, så vil man gerne det. Og her kunne vi se, at HP Sure View var en spændende funktionalitet. Du slår det til og fra med et klik”, fortæller Jonas og fortsætter. ”Vi har kørt awareness-kampagner, der sikrer, at alle benytter det på offentlige eller udsatte steder, hvor man behandler fortrolig data – fra praktikanter til direktører”.

Fri placering

Den moderne arbejdsplads har i mange år været et varmt emne, og derfor har den fået stigende fokus. HR, ledelse og it arbejder i dag tæt sammen om at skabe de optimale rammer for netop de ansattes hverdag. Sådan er det i høj grad også hos BDO, hvor man, som Jonas fortæller, blandt andet arbejder med free seating. ”På enkelte af vores afdelinger har vi fri placering, men generelt arbejder vi mange steder fra, så det stiller krav til gæstepladser fra den mobile medarbejder. Derfor er noget så lavpraktisk som docking-stationer vigtigt. Vores tidligere set-up understøttede ikke konceptet ret godt, så her kom HP også ind og spillede en rolle. Deres kablede Thunderbolt Dock svarede til vores behov ved at være meget kompakt, veldesignet og ved at kunne understøtte universelt, så mange typer enheder kan koble på”, fortæller han.

Grå eminence

Måske vi skulle vi kalde det den grå excellence? Performance og funktion er vigtigt på en pc, men nogle af de første tilbagemeldinger fra Jonas’ kolleger gik overraskende på noget helt andet - nemlig på form og udtryk. ”Normalt får vi tilbagemeldinger på funktioner og performance, men denne gang meldte mange tilbage, at de var glade for det grå aluminium chassis, som HP’s pc’er kommer i. Der var umiddelbart stor forskel på at møde op i professionelle sammenhænge med sort plastik eller med stilfuldt gråt aluminium. Vi bevæger os i mange forskellige miljøer, og her kan vores nye HP-enheder måske lige lidt ekstra på det æstetiske udtryk, end vi er vant til. Et ekstra plus oveni den gode performance, vi i øvrigt allerede har registreret, at vores kolleger oplever”, slutter Jonas Højris Kjær fra BDO.